Pengadaan adalah upaya proses untuk memperoleh jumlah dan jenis tenaga kerja yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang dibutuhkan guna mencapai tujuan organisasi. Proses ini dimulai ketika para pelamar dicari dan berakhir ketika lamaran-lamaran mereka diserahkan/ dikumpulkan.
Tujuan pengadaan adalah Menerima pelamar sebanyak-banyaknya sesuai dengan kualifikasi kebutuhan perusahaan dari berbagai sumber, sehingga memungkinkan akan terjaring calon karyawan dengan kualitas tertinggi dari yang terbaik.
Adapun uraian cara atau strategi pengadaan tenaga sumber daya manusia (SDM) secara rinci sebagai berikut:
Kegiatan Pengadaan Tenaga Kerja
Perencanaan Tenaga Kerja
Perencanaan tenaga kerja adalah langkah –langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna lebih menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat dan pada waktu yang tepat kesemuanya dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan.
Perencanaan tenaga kerja (Sumber Daya Manusia), mencakup :
- Berapa banyak karyawan yang dibutuhkan?
- Kapankah karyawan akan dibutuhkan?
- PKK spesifik apakah yang dibutuhkan?
- Tujuan keragaman yang harus dipenuhi?
Manfaat perencanaan Sumber Daya Manusia , yaitu:
- Organisasi dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang sudah ada dalam organisasi secara lebih baik.
- Melalui perencanaan Sumber Daya Manusia yang matang produktivitas kerja dari tenaga kerja uang sudah ada dapat ditingkatkan.
- Perencanaan berkaiatan dengan penentuan kebutuhan akan tenaga kerja baik jumlah maupun kualitas tenaga kerja.
- Penanganan informasi ketenagakerjaan (jumlah,masa kerja,status,jumlah penghasilan)
- Sebagai alat penelitian.
- Dasar bagi penyusunan program kerja
Menentukan Kebutuhan Tenaga Kerja
Menentukan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan, kekosongan-kekosongan dapat dihindarkan dan semua perkerjaan dapat dikerjakan.
Menentukan kebutuhan tenaga kerja haruslah menentukan jumlah masing-masing jenis karyawan yang diperlukan. Dengan cara melakukan peramalan/proyeksi terhadap kebutuhan perusahaan untuk suatu periode tertentu. Tujuan penarikan tenaga kerja adalah untuk mempertemukan perusahaan dengan para pelamar yang potensial.
Ada 2 cara pendekatan peramalan kebutuhan tenaga kerja, yaitu:
- Analisa beban kerja (work load analysis) Adalah penentuan jumlah karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu beban kerja tertentu atau menentukan beban kerja ke dalam man hours (beban kerja per orang per jam kerja).
- Analisa kebutuhan tenaga kerja (work force analysis) Adalah menghitung kebutuhan tenaga kerja berdasarkan kebutuhan kerja. Menentukan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan kepada informasi faktor internal dan eksternal perusahan.
Faktor internal dan eksternal perusahaan adalah sebagai berikut:
- Jumlah produksi
- Ramalan-ramalan usaha
- Perluasan perusahaan
- Perkembagn teknologi
- Tingkar permintaan dan penawaran tenaga kerja
Perencanaan Kerja Pegawai
Penarikan Tenaga Kerja
Penarikan tenaga kerja adalah usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan pekerjaan yang ada dalamsuatu perusahaan. Faktor – faktor yang mempengaruhi pelamar adalah sebagai berikut :
- Balas jasa yang diberikan
- Status karyawan
- Kesempatan promosi
- Job spesification
- Metode penarikan
- Solidaritas perusahaan
- Peraturan perburuhan
- Penawaran tenaga kerja
Proses penarikan tenaga kerja yang baik adalah sebagai berikut:
Penentuan dasar penarikan
Dasar pemikiran penarikan berpedoman kepada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk menduduki jabatan tersebut. Job specification harus diuraikan secara terperinci dan jelas agar para pelamar mengetahui kualifikasi yang ditentukan oleh lowongan kerja tersebut.
Penentuan sumber-sumber penarikan
Setelah diketahui spesifikasi pekerjaan karyawan yang dibutuhkan, harus ditentukan sumber-sumber penarikan calon karyawan. Sumber penarikan calon karyawan berasal dari internal dan eksternal perusahaan.
Sumber internal
Sumber internal adalah karyawan yang akan mengisi lowongan kerja yang lowongan diambil dan dalam perusahan tersebut, yakni dengan cara memutasiakn atau memindahkan karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan tersebut.Pemindahan keryawan bersifat vertikal (promosi ataupun domosi) maupun bersifat horizontal.
Proses perekrutan internal dapat menggunakan:
Basis data organisasional
Keuntungan dari adanya basis data tersebut adalah bahwa mereka dapat dihubungkan dengan aktivitas-aktivitas SDM lainnya dan kesempatan internal untuk individu-individu dapat diidentifikasikan.
Pengumuman pekerjaan
Pengumuman pekerjaan adalah sebuah sistem dimana pemberian kerja menyediakan pemberitahuaan akan adanya lowongan pekerjaan dan calon keryawan merespon dengan melamar. Tujuan dari pengumuman pekerjaan adalah untuk menyediakan kesempatan bagi para karyawan untuk berpindah dalam organisasi.
Promosi dan transfer pekerjaan.
Organisasi memilih untuk mengisi lowongan melalui romosi atau transfer dari dalam jika dikemungkinkan. Kekurangna dari promosi dan trasfer adalah kinerja seseorang pada setu pekerjaan belum tentu dapat menjadi prediktor yang baik pada kinerja di pekerjaan yang lain.
Kebaikan-kebaikan sumber internal:
- Meningkatkan moral kerja dan kedisiplinan karyawan
- Perilaku dan loyalitas keryawan semakin besar terhadap kperusahaan
- Biaya penarikan relatif kecil,
- Waktu penarikan relatif singkat
- Orientasi dan induksi tidak diperlukan lagi
- Kestabilan karyawan semakin baik.
Kelemahan-kelemahan sumber internal:
- Menghambat masuknya ide
- Kemungkinan terjadi promosi atau mutasi yang dipaksakan.
- Kebutuhan akan program pengembangan manajemen
- Persaingan politis untuk mendapat promosi
- Kemungkinan menyebabkan turunnya semangat bagi mereka yang tidak dipromosikan.
Sumber eksternal
Sumber eksternal adalah karyawan yang akan mengisi jabatna yang lowong dilakukan penarikan dari sumber-sumber tenaga kerja di luar perusahaan.
Kebaikan-kebaikan sumber eksternal:
- Membuka kesempatan bagi pelamar yang memenuhi syarat
- Membuka kesempatan memperoleh karyawan yang terbaik dari yang terbaik
- Membuka masuknya ide-ide baru
- Dapat melakukan seleksi secara objektif.
- Lebih mudah dan cepat daripada melatih profesional.
Kelemahan-kelemahan sumber eksternal:
- Pelamar tidak dikenal sehingga sulit mendapatkan informasi yang benar dari pelamar.
- Tidak berpengalaman mengenai pekerjaan atau organisasi
- Prestasi tenaga kerja yang ada bisa berubah
- Dana besar
- Membutuhkan jangka waktu yang panjang
- Turnover cenderung meningkat